Послуги

Персонал для конференцій,форумів і бізнес-заходів

Ми закриваємо всі ділянки, де гість контактує з вашим заходом: від стійки реєстрації до супроводу делегації в залі.

Реєстрація та інфостійки

Готуємо стійку до відкриття дверей: розкладка бейджів, сценарій зустрічі, розподіл потоків для спікерів, преси та делегацій. На великих форумах працюємо змінами, щоб черга не зростала у пікові години.

Швидка реєстрація гостей, бейджі, списки та контроль доступу.
Інфостійка, яка знає програму заходу напам’ять.

Асистенти залу

Асистенти передають мікрофони під час питань із залу, супроводжують спікерів від грим-зони до сцени, слідкують за резервними місцями та стежать за тишею під час виступів.

Мікрофони під час дискусій, розсадка гостей, підтримка спікерів.
Тиха робота в залі, без зайвого руху на сцені.

Супровід делегацій і VIP

Зустрічаємо делегації в аеропорту чи готелі, супроводжуємо на майданчик, тримаємо зв’язок з протоколом і водіями. У Варшаві приймаємо делегації, які далі рухаються до Києва.

Зустріч у Києві та Варшаві, супровід і протокол.
Персональний супровід для послів, спікерів та інвесторів.

Координатори та адміністратори

Координатор приїжджає раніше за команду, проходить майданчик з організатором, розставляє людей, веде графік змін і тримає резерв на випадок заміни.

Один відповідальний за розстановку, зміни та зв’язок.
Контроль ділянок і швидкі рішення на майданчику.

Гардероб, паркінг і хелпери

Закриваємо ділянки, які часто забувають: гардероб, вхідна група, паркінг, роздаткові матеріали, кава-брейки та підтримка технічної команди.

Гардероб без черг і зрозуміла навігація на вході.
Хелпери для роздаткових матеріалів і технічних дрібниць.

Для кого ми працюємо

Організатори конференцій і форумів
Event-агенції
Корпоративні PR і маркетинг команди
Фонди та громадські організації
Посольства й міжнародні представництва

Стандарти зовнішнього вигляду

Класичний діловий дрес-код: чорний або темно-синій, закрите взуття, стримана зачіска та макіяж. За потреби команда працює у брендованому одязі клієнта, який ми узгоджуємо заздалегідь.

Мови

Українська та англійська у кожній зміні. За запитом додаємо польську, німецьку, французьку або іншу мову.

Принцип ціноутворення

Погодинна ставка за одну людину, мінімальна зміна три години. Фінальний кошторис залежить від ділянок роботи, кількості персоналу та тривалості заходу. Надсилаємо розрахунок протягом 24 годин у робочі дні.

Ми також працюємо як субпідрядник для event-агенцій

Відгуки

Що кажуть організатори

“When I first joined Yalta European Strategy, a colleague told me that we work with the best, which is why everything turns out so professionally. And I see this confirmed! Thank you from our side for the wonderful collaboration!”

Olena DrozdovaYalta European Strategy

“A great agency with pro-active and professional hostesses. They speak perfectly English and deliver a high quality service. Perfect for your corporate event. I highly recommend and will definitely work with them in the future.”

Morgan HabranCecoforma Events

“Zespół Vimaxus obsługiwał rejestrację i strefę VIP naszej konferencji w Kijowie. Punktualni, dyskretni, świetny angielski. Dla nas jako agencji z Warszawy to partner, na którym można polegać.”

Katarzyna WiśniewskaEvent Manager, Warszawa

“Професійна команда, яка розуміє, що таке протокол. Наші делегати з п’яти країн були зустрінуті й супроводжені без жодної затримки. Працюємо не перший рік і рекомендуємо.”

Myskam sp. z o.o., Warszawa

“We brought 300 delegates to Kyiv for a two-day forum and the Vimaxus hostesses handled arrivals, badges and hall navigation so smoothly that our own team could focus on the programme. Clear communication before and during the event.”

James WhitfieldHead of Events, London